Kinh nghiệm xin giấy phép tổ chức sự kiện, giấy phép biểu diễn
Đôi điều cần chú ý về thủ tục xin cấp phép
Bạn cần chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép, đừng đợi sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ sơ. Có nhiều phát sinh bạn sẽ không lường trước được, chẳng hạn phải chỉnh sửa một số nội dung trong giấy phép, phải xin thêm giấy phép con… hay như chương trình biểu diễn thời trang, bạn cần phải được duyệt phác thảo các trang phục ít nhất 30 ngày trước chương trình.
Nhất là những lần đầu tiên đi xin giấy phép, việc chưa có kinh nghiệm sẽ làm mất thời gian của bạn nhiều hơn so với dự tính. Chẳng hạn như thời gian nhận hồ sơ của Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và của Cục Bản quyền tác giả là buổi sáng còn lại là thời gian trả hồ sơ.
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép đó là: Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép, Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng), giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép, hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình. Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền, Bản ghi lời bài hát .Với chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó. Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương. Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện. Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.
Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép, phải tính trước các ngày nghỉ, cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng tính, vì nếu ngày diễn ra Event rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì bạn sẽ không thể có kịp giấy phép để chạy chương trình. Ở một số quận như 1, 3 có một số vấn đề nhạy cảm, nhất là nếu bạn tổ chức ở những nơi trung tâm, nơi mang tính chính trị… nên bạn cần phải chú ý thời hạn cấp phép có thể kéo dài hơn ở những quận khác.
Xin cấp phép tại các địa phương
Nếu một sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, bạn chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy phép của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức.
Chúng ta cần chú ý đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép con tại các tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như Festival, Gala… mang tầm vóc địa phương, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm công văn của UBND Tỉnh (thường bao gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, kế hoạch tài trợ nếu có…).
Ngoài ra tùy từng địa phương có những quy định cụ thể riêng mà bạn cần phải đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm. Chẳng hạn như một số tỉnh Bến Tre, Tiền Giang… cấm tổ chức roadshow với phương tiện lớn như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là bình thường. Tại Tp.HCM bạn phải lưu ý 7 tuyến cấm chạy roadshow (đường Đồng Khởi, Lê Duẩn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi, Nguyễn Thị Nghĩa) và 7 nơi cấm tập trung (Nhà hát Thành phố, tượng đài Bác Hồ trước UBND tP.HCM, Bưu điện, Nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống nhất, Công viên 30/4, khu vực các đại sứ quán).
Mặc dù đã xin cấp phép rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, bạn nên gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh trường hợp như một Event diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an ninh trật tự và lấn chiếm lòng lề đường, đã bị cơ quan chức năng tịch thu phương tiện tổ chức, phải hủy bỏ chương trình và đền hợp đồng cho khách hàng.
Bạn cũng không nên tuyệt đối tin vào lời hứa hẹn của các bên nào về việc xin dùm giấy phép, bảo lãnh chương trình… mà thực hiện các chương trình khi chưa có giấy phép trong tay. Đã từng có Event trị giá hàng tỷ đồng phải hủy bỏ và tháo dỡ vào giây phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức đánh liều tổ chức ở nơi nhạy cảm về mặt chính trị mà chưa có giấy phép đồng ý của cơ quan chức năng.
Tóm lai, đối mặt với những vấn đề pháp lý trong Event là đối mặt với những thủ tục, giấy tờ cùng với những luật định riêng của từng Sở ban ngành, từng địa phương… đòi hỏi bạn cần phải thận trọng và am hiểu để tránh những sự cố không hay xảy ra cho Event của mình.
· Khởi công, Động thổ, Khánh thành, Khai trương.
· Lễ tổng kết cuối năm, Tất niên, Gặp mặt đầu xuân
· Ca nhạc, Live show, Game show, Họp báo, Hội thảo, Hội nghị.
· Thành lập, Kỉ niệm, Ra mắt, Bốc thăm, Lễ cầu an – Cất nóc.
· Dàn dựng các tiết mục nghệ thuật và quản lý đội ngũ nghệ sỹ tham gia sự kiện (MC, Ca sĩ, người mẫu, PG…).
+ Truyền thông, PR
· Tư vấn và lên ý tưởng cho sự kiện.
· Giới thiệu, quảng bá thương hiệu, khuếch trương sản phẩm (họp báo, hội nghị khách hàng…).
· Thiết kế, viết kịch bản, sản xuất chương trình.
· Tư vấn và thực hiện truyền thông trực tuyến: mạng xã hội, quảng cáo trên website, SEO, Google Adwords…
· Tư vấn và thực hiện chiến lược PR.
· Thực hiện truyền thông truyền thống: Báo chí, Truyền hình, Trực quan đường phố (bandroll, phướn…)
+ Cung cấp thiết bị sự kiện
· Nhà giàn không gian, nhà bạt Singapore
· Sân khấu, giàn không gian nhôm, inox
· Màn LED, màn chiếu, máy chiếu, tivi LCD, LED
· Dụng cụ Khởi công, Động thổ, Khai trương, Khánh thành.
· Thiết bị tiệc lưu động.
+ Quảng cáo và In ấn.
