Tổ chức một hội thảo giới thiệu sản phẩm là một công việc đòi hỏi sự bao quát cao độ, tốt hơn hết bạn nên tham khảo kế hoạch tổ chức của đơn vị hoặc  trung tâm cho thuê tổ chức hội thảo vì họ mới là người có kinh nghiệm và hiểu rõ mục đích và tính chất của hội nghị sắp diễn ra nhất.

Tham khảo: Báo giá cho thuê phòng hội nghị, hội thảo giá rẻ

1. Các công việc chuẩn bị khi tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm

• Lập ban tổ chức văn phòng diễn ra hội thảo.
• Chốt ngày tháng diễn ra hội thảo.
•  Soạn thảo kế hoạch, lịch trình, chương trình diễn ra.
• Chọn địa điểm phù hợp
• Gửi giấy mời thông báo đến các thành viên, khách mời.
• Chuẩn bị in tài liệu
• Cài đặt, chuẩn bị các phương tiện và dụng cụ nghe nhìn, âm thanh, ánh sáng.
• Lập nhóm chuyên phụ trách kiểm diện, đón hoa, tặng hoa, hướng dẫn, phục vụ khách mời…
• Ai là người tiếp xúc với cá diễn giả trong hội thảo.
• Liên hệ với các cơ quan báo chí và giới thông tin đại chúng nếu cần
• Lên thực đơn cho giờ nghỉ teabreak
• Sắp xếp chỗ ở, phương tiện đi lại cho các khách mời nếu từ xa tới.
• Lên danh sách, tính toán dự trù kinh phí cho toàn bộ hội thảo

>>Xem ngay : Cách tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo khoa học chuẩn thành công

2. Những công việc khi tiến hành giới thiệu sản phẩm trong tổ chức hội nghị hội thảo

• Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn.
• Nhân viên nữ, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách.
• Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa.
• Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu.
• Chuẩn bị màn hình, máy chiếu hệ thống loa ổn định để giới thiệu sản phẩm.
• Bố trí kệ để sản phẩm trưng bày nếu có
• Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn.
• Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.

3.Sau hội thảo giới thiệu sản phẩm

• Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời.
• Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị.
• Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các nơi liên quan.
• Theo dõi thực hiện các quyết định.
• Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội nghị sau, họp rút kinh nghiệm tổ chức cuộc hội nghị.
• Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận).
• Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán.