Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học chuyên nghiệp
1.Mẫu chương trình hội thảo khoa học chuyên môn
- Mục đích
Quy trình được xây dựng nhằm thống nhất công tác quản lý các hoạt động đăng ký, phê duyệt và tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học các cấp tại trường Đại học Hàng hải.
- Phạm vi
Quy trình này áp dụng cho quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học các cấp được tổ chức tại Trường Đại học Hàng hải, do trường đăng cai tổ chức. Cụ thể gồm các hội nghị, hội thảo như sau:
– Các hội nghị, hội thảo cấp quốc tế, cấp quốc gia, cấp Bộ, ngành, cấp thành phố … do Trường Đại học Hàng hải đăng cai tổ chức;
– Các hội nghị, hội thảo khoa học cấp trường;
– Các hội nghị, hội thảo khoa học do các đơn vị trong trường Đại học Hàng hải đề nghị tổ chức.
- Tài liệu viện dẫn
– Quyết định về hoạt động KHCN trong các Trường Đại học, số 19/2005/QĐ-BGD-ĐT, ngày 15/06/2005 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT.
– Quyết định về việc ban hành Quy định hoạt động KHCN của Trường Đại học Hàng hải, số 2638/QĐ-ĐHHH của Hiệu trưởng Trường Đại học Hàng hải.
– Quy chế chi tiêu nội bộ của Trường Đại học Hàng hải.
- Các từ viết tắt
- Nội dung
5.1.Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học Cấp Trường (Xem lưu đồ quy trình)
- 1.1. Đề xuất kế hoạch tổ chức
Căn cứ theo nhiệm vụ khoa học công nghệ của năm học, Trưởng phòng KH-CN đề xuất kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học cấp Trường trình lên Ban Giám hiệu.
Thông thường thời gian thực hiện: 02 – 06 tháng trước khi diễn ra hội nghị, hội thảo khoa học.
- 1.2. Xem xét
Ban Giám hiệu căn cứ vào tình hình thực tiễn xem xét phê duyệt cho triển khai thực hiện/ hoặc không đồng ý tổ chức hội nghị, hội thảo.
- 1.3. Lập kế hoạch tổ chức
Sau khi được Ban Giám hiệu đồng ý tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, Trưởng phòng KH-CN có nhiệm vụ lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo trình Ban giám hiệu phê duyệt.
Cách tổ chức hội nghị, hội thảo
– Mục đích.
– Lĩnh vực hay nội dung của hội nghị, hội thảo.
– Dự kiến tên của hội nghị, hội thảo, thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo.
– Quy mô tổ chức, thành phần tham dự.
– Cơ cấu tổ chức và điều hành hội nghị, hội thảo. Xác định các cơ quan, đơn vị đứng ra trực tiếp thực hiện, các đơn vị phối hợp thực hiện.
– Phân công trách nhiệm tổ chức hội nghị, hội thảo.
– Lộ trình chuẩn bị cho tổ chức hội nghị, hội thảo.
– Nguồn kinh phí.
– Các công việc khác (nếu có).
Trong quá trình lập kế hoạch chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo khoa học có thể kết hợp với các bộ phận liên quan (như Phòng Tài Vụ, Phòng Hành chính Tổng hợp …) để làm tốt công tác lập kế hoạch.
Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp
- 1.4. Phê duyệt
Ban giám hiệu tiến hành xem xét, đánh giá kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo đã được trình lên. Nếu nhất trí với các nội dung trong kế hoạch thì chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không thì yêu cầu Trưởng phòng KH-CN sửa đổi, bổ sung sau đó xem xét, phê duyệt lại.
- 1.5. Giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện
Sau khi phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, Phòng KH-CN soạn thảo trình Ban giám hiệu các văn bản sau:
– Thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo và kêu gọi viết bài theo mẫu BM.01-QT.KHCN.02. Thông báo này có thể được nhắc lại theo thời gian. Trong thông tin quảng bá phải nêu rõ một số nội dung sau:
Nội dung, mục đích, tiêu chí của hội nghị, hội thảo.
Dự kiến và thời gian dự định tổ chức hội nghị, hội thảo.
Thời hạn nộp bài: nộp tóm tắt, nộp bản toàn văn.
Thể lệ bài báo: giới hạn số trang, định dạng của bài báo.
Cách thức nhận bài, cách thức liên lạc với Ban tổ chức hội nghị, hội thảo.
– Quyết định thành lập Ban tổ chức, các tiểu ban của hội nghị, hội thảo theo mẫu BM.02-QT.KHCN.02. Thông thường có các ban, tiểu ban sau:
+ Ban tổ chức hội nghị, hội thảo: chịu trách nhiệm lập kế hoạch, xây dựng chương trình, điều phối hoạt động của các tiểu ban, chỉ đạo mọi hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo.
+ Ban thư ký hội nghị, hội thảo: chịu trách nhiệm gửi thông báo, nhận bài viết (là những báo cáo tham gia thảo luật tại hội nghị, hội thảo; các báo cáo được trình bày theo quy định của BM.05-QT.KHCN.02), tổng hợp và gửi bài tới các tiểu ban kỹ thuật, thông tin liên lạc và thực hiện các công việc Ban tổ chức yêu cầu.
+ Các tiểu ban kỹ thuật: chịu trách nhiệm nội dung của các bài viết và phụ trách chương trình hội nghị tại tiểu ban của mình.
+ Tiểu ban tài chính: chuẩn bị nguồn kinh phí phục vụ tổ chức hội nghị, hội thảo.
+ Tiểu ban lễ tân, khánh tiết: đón tiếp đại biểu, bố trí chỗ ăn nghỉ, phương tiện đưa đón đại biểu (nếu được yêu cầu).
+ Tiểu ban bảo vệ: kết hợp với các lực lượng chức năng (nếu có) đảm bảo an ninh trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo.
(Chú ý: tùy vào qui mô tổ chức mà có thể giảm các tiểu ban và một tiểu ban có thể kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Thông thường, Phòng KH-CN có các đại diện tham gia Ban tổ chức và Ban thư ký hội nghị, hội thảo cấp trường).
Các văn bản trên được Ban giám hiệu xem xét và ra thông báo, quyết định. Đồng thời, Ban giám hiệu cũng tổ chức cuộc họp trù bị triệu tập các cá nhân, tập thể có liên quan tham gia nhằm phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, từng cá nhân.
5.1.6. Chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo
Các bước tổ chức hội nghị, hội thảo
– Chuẩn bị kỷ yếu hội nghị, hội thảo: nhận báo cáo, tham luận của các cá nhân và đơn vị (Nếu không đạt thì gửi trả lại tác giả yêu cầu chỉnh sửa hoặc từ chối không cho tham dự hội nghị, hội thảo); tổng hợp và phân loại. Sắp xếp, biên tập chỉnh lỗi và hoàn thiện bản thảo kỷ yếu hội nghị, hội thảo.
– Chuẩn bị dự trù kinh phí các khoản chi cho các công việc phục vụ hội nghị, hội thảo mà phía phòng KH-CN phụ trách hoặc phối hợp phụ trách theo mẫu BM.03-QT.KHCN.02. Đối với các công việc mà do các đơn vị khác thực hiện độc lập thì phía đơn vị đó tự lập dự trù kinh phí trình lên Ban giám hiệu (có thể tham khảo sử dụng mẫu BM.03-QT.KHCN.02). Sau khi dự trù kinh phí được Ban giám hiệu phê duyệt, lập đề nghị tạm ứng để tạm ứng tiền phục vụ hội nghị, hội thảo.
– Xây dựng chương trình (tham khảo theo biểu mẫu BM.04-QT.KHCN.02), lập danh sách đại biểu, khách mời, chuẩn bị thẻ đại biểu và tài liệu hội nghị, hội thảo;
– Gửi giấy mời;
– Chuẩn bị hội trường, bố trí chỗ ngồi, âm thanh ánh sáng, trang trí khánh tiết, văn nghệ (nếu có) …
– Chuẩn bị các phiếu đánh giá báo cáo, tham luận tại hội nghị, hội thảo cho Hội đồng khoa học theo biểu mẫu BM.06-QT.KHCN.02 và biên bản hội nghị, hội thảo theo biểu mẫu BM.07-QT.KHCN.02;
– Liên hệ với các cơ quan báo chí để quảng bá thông tin hội thảo (nếu yêu cầu);
– Chuẩn bị các công tác hậu cần phục vụ hội nghị, hội thảo;
Công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo được ban tổ chức và các tiểu ban tiến hành theo sự phân công.
5.1.7. Tổ chức hội nghị, hội thảo
– Đón tiếp đại biểu.
– Tiến hành hội nghị, hội thảo theo chương trình.
5.1.8. Tổng kết hội nghị, hội thảo và hoàn tất các thủ tục thanh toán
– Tổng kết công tác hội nghị, hội thảo.
– Hoàn tất các giấy tờ, thủ tục thanh toán các mục chi cho hội nghị, hội thảo.
5.2. Tổ chức Hội nghị, hội thảo khoa học cấp Khoa, bộ môn
Căn cứ trên kế hoạch công tác, các khoa, bộ môn lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo tại đơn vị mình và chuyển đề xuất lên phòng Khoa học – Công nghệ vào đầu năm học hoặc trước thời hạn tổ chức hội nghị hội thảo ít nhất 1 tháng. Phòng Khoa học – Công nghệ tổng hợp và trình Ban giám hiệu phê duyệt. Trong kế hoạch phải làm rõ các nội dung sau:
– Mục đích.
– Lĩnh vực hay nội dung của hội nghị, hội thảo.
– Dự kiến tên của Hội nghị, hội thảo, thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo.
– Quy mô tổ chức, thành phần tham dự.
– Cơ cấu tổ chức và điều hành hội nghị, hội thảo.
Khi kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo cấp khoa, bộ môn được Ban giám hiệu phê duyệt, các khoa, bộ môn tự tiến hành công tác chuẩn bị và thực hiện. Phòng Khoa học – Công nghệ có chức năng tư vấn và giám sát công tác chuẩn bị cũng như tổ chức hội nghị, hội thảo của các khoa, bộ môn. Sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo cấp khoa, bộ môn, các đơn vị này có trách nhiệm chuyển về phòng Khoa học – Công nghệ các văn bản sau:
– Chương trình hội nghị.
– Biên bản hội nghị.
– Các phiếu đánh giá (nếu có).
– Danh sách đại biểu, khách mời (có bảng danh sách ký tên xác nhận).
Kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo cấp khoa, bộ môn do các đơn vị này tự chuẩn bị. Nếu muốn nhận được sự hỗ trợ về kinh phí của Nhà trường thì các đơn vị phải làm công văn đề xuất và được Ban giám hiệu phê duyệt.
5.3. Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học các cấp ngoài trường
Đối với việc tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học các cấp ngoài trường thì tùy thuộc vào sự tham gia của Trường trong công tác tổ chức Ban giám hiệu sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho phòng Khoa học – Công nghệ. Các nội dung của công tác tổ chức có thể tham khảo ở mục 1.
Cần lưu ý việc tổ chức một số hội nghị, hội thảo phải được sự đồng ý của các cơ quan quản lý Nhà nước. Khi đó cần gửi công văn xin phép tổ chức tới các cơ quan này.
2.Mẫu dẫn chương trình tổ chức 1 hội nghị hội thảo
Chương trình Hội nghị Cán bộ công chức năm học 2016-2017
- Chào cờ
Đã đến giờ làm việc, thay mặt Ban tổ chức tôi xin trân trọng kính mời các quý vị đại biểu và toàn thể cán bộ, công chức nhà trường đứng dậy làm lễ chào cờ.
Nghiêm chào cờ chào!
Quốc ca
Xin kính mời các quý vị đại biểu va các đồng chí ngồi xuống.
- Tuyên bố lý do: (Đ/c: Kiên)
Kính thưa quý vị đại biểu!
Kính thưa các đồng chí!
Hòa trong niềm vui hân hoan của năm học mới, năm học có nhiều sự kiện trọng đại của đất nước, năm học với chủ đề “Đổi mới căn bản – toàn diện giáo dục và đào tạo”, toàn ngành giáo dục tiếp tục thực hiện 3 cuộc vận động lớn và phong trào thi đua “Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực”.
Để nâng cao chất lượng dạy học trong nhà trường đòi hỏi nhà giáo phải không ngừng học tập, tự học, tự rèn, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình, tu dưỡng phẩm chất, đạo đức tác phong sư phạm. Thực sự mỗi người thầy là một tấm gương về đạo đức, để học sinh noi theo.
Đọc nhiều: Tham khảo giá thuê phòng hội nghị, hội thảo cuối năm giá rẻ
Hôm nay, được sự chỉ đạo của Phòng Giáo dục – Đào tạo huyện Lục Nam, trường Tiểu học Bình Sơn tổ chức Hội nghị cán bộ công chức năm học 2016-2017 nhằm đánh giá quá trình hoạt động của toàn trường trong năm học qua đồng thời đề ra phương hướng, nhiệm vụ năm học mới.
- Giới thiệu đại biểu: (Đ/c Kiên)
Thay mặt tập thể cán bộ công chức trường Tiểu học Bình Sơn xin nhiệt liệt chào đón quý vị đại biểu về dự Hội nghị cán bộ công chức của trường năm học 2016-2017.
Vinh dự cho phép tôi được trân trọng giới thiệu:
Đ/c:…………………………………………………………………………………………………………………………………………
Đề nghị hội nghị nhiệt liệt chào đón!
Đ/c: ………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Đề nghị hội nghị nhiệt liệt chào đón!
Đ/c:…………………………………………………………………………………………………………………………………………
Đề nghị hội nghị nhiệt liệt chào đón!
Cùng 41 cán bộ công nhân viên chức của trường có mặt đông đủ. Đề nghị chúng ta nhiệt liệt chào mừng. Chúc hội nghị thành công tốt đẹp!
- Thông qua dự kiến chủ tịch đoàn và thư ký hội nghị: ( Đ/c Kiên)
Kính thưa các đồng chí!
Hội nghị trù bị ngày 16 tháng 9 năm 2016 đã thống nhất đề cử:
Đoàn Chủ tịch gồm:
Đồng chí: Vũ Văn Bằng – Q. Hiệu trưởng
Đồng chí: Trần Văn Du – Phó Hiệu trưởng
Đồng chí: Nguyễn Trung Kiên – Giáo viên
(Xin ý kiến hội nghị bằng biểu quyết – giơ tay)
Thư ký hội nghị:
Đồng chí Hoàng thị Nhật – Giáo viên
Đồng chí Vũ Thị Hương – Giáo viên
(Xin ý kiến hội nghị bằng biểu quyết – giơ tay)
Xin mời các đồng chí đã được hội nghị tín nhiệm bầu vào Đoàn chủ tịch và Thư ký lên điều hành hội nghị.
- Thông qua chương trình Hội nghị
Báo cáo kết quả thực hiện nghị quyết Hội nghị CBCC năm học 2016 – 2017 và dự thảo phương hướng, nhiệm vụ năm học 2016–2017.
Báo cáo của Chủ tịch công đoàn về tổng hợp ý kiến của đoàn viên, lao động trong đơn vị.
Báo cáo kế hoạch thu – chi tài chính của năm học 2016 -2017 và năm học 2016-2017.
Báo cáo của Ban thanh tra nhân dân nhiệm kỳ 2016 -2017. kế hoạch năm học 2016-2017.
Giải lao.
Thảo luận xây dựng báo cáo.
Hiệu trưởng trả lời ý kiến của Cán bộ công chức – viên chức (CBCC- VC).
Thông qua một số nội quy, quy định nội bộ của trường.
Tuyên dương khen thưởng giáo viên, HS năm học 2016-2017.
Ý kiến của đại biểu.
Thông qua các chỉ tiêu và biểu quyết chỉ tiêu thi đua năm học.
Thông qua nghị quyết Hội nghị.
Bế mạc.
- Đoàn chủ tịch điều hành (Nội dung)
Đ/c ……Kiên………..:
- Báo cáo kết quả thực hiện nghị quyết Hội nghị CBCC năm học 2016-2017 và dự thảo phương hướng, nhiệm vụ năm học 2017–2018
Kính thưa các vị đại biểu! Kính thưa các đồng chí!
Để chúng ta cùng nhìn lại những thành quả của mình đã đạt được trong năm học trước, một chặng đường phấn đấu, đã đạt được. Đòng thời nhìn nhận những mặt còn tồn tại cần khắc phục thêm trong năm 2016-2017. tôi xin trân trọng mời thầy Vũ Văn Bằng – Q. Hiệu trưởng nhà trường lên Báo cáo kết quả thực hiện nghị quyết Hội nghị CBCC năm học 2016-2017 và dự thảo phương hướng, nhiệm vụ năm học 2017-2018.
Xin kính mời đồng chí!
- Báo cáo của Chủ tịch công đoàn về tổng hợp ý kiến của đoàn viên, lao động trong đơn vị
Tiếp theo chương trình, tôi xin trân trọng giới thiệu đồng chí Vũ Chí Vân – Chủ tịch công đoàn nhà trường lên Báo cáo về tổng hợp ý kiến của đoàn viên, lao động trong đơn vị.
Xin kính mời đồng chí!
- Báo cáo kế hoạch thu – chi tài chính của năm học 2016-2017 và năm học 2017-2018
Thiếp theo chương trình, tôi xin trân trọng giới thiệu đồng chí Trần Thị Thúy Vân kế toán nhà trường lên Báo cáo kế hoạch thu – chi tài chính của năm học 2016-2017 và năm học 2017-2018.
Xin kính mời đồng chí!
- Báo cáo của Ban thanh tra nhân dân nửa nhiệm kỳ 2016-2017 và kế hoạch năm học 2017-2018
Tiếp theo chương trình, tôi xin trân trọng giới thiệu đồng chí Nguyễn thị Nga đại diện cho ban thanh tra nhân dân lên đọc Báo cáo của Ban thanh tra nhân dân nửa nhiệm kỳ 2016-2017 và kế hoạch năm học 2017-2018.
Xin trân trọng kính mời đồng chí!
- Giải lao
- Thảo luận xây dựng báo cáo
Vừa qua toàn thể hội nghị đã được nghe các báo cáo của nhà trường, công đoàn, kế toán, thanh tra nhân dân. Để các bản báo cáo trên được đầy đủ và hoàn thiện hơn. Bây giờ hội nghị xin ý kiến đóng góp của các vị đại biểu và các đồng chí trong hội nghị.
- Hiệu trưởng trả lời ý kiến của CBCC – VC
Tiếp theo chương trình tôi xin trân trọng giới thiệu đồng chí Vũ Văn Bằng – Q. Hiệu trưởng nhà trường lên trả lời ý kiến của các đồng chí.
Xin trân trọng kính mời đồng chí!
- Thông qua một số nội quy, quy chế cơ quan, đơn vị
Tiếp theo chương trình tôi xin trân trọng giới thiệu đồng chí Vũ Văn Bằng – Q. Hiệu trưởng nhà trường lên Thông qua một số nội quy, quy định nội bộ của trường.
Xin trân trọng kính mời đồng chí!
- Đọc danh sách Tuyên dương khen thưởng Giáo viên, học sinh năm học 2016-2017
Tiếp theo chương trình tôi xin trân trọng giới thiệu đồng chí Vũ Chí Vân chủ tịch công đoàn nhà trường lên đọc danh sách Tuyên dương khen thưởng giáo viên, học sinh năm học 2017-2018.
Xin trân trọng kính mời đồng chí!
- Thông qua các tiêu chí và biểu quyết chỉ tiêu thi đua năm học 2016-2017
Tiếp theo chương trình, tôi xin trân trọng giới thiệu đồng chí Vũ Chí Vân chủ tịch công đoàn nhà trường lên Thông qua các chỉ tiêu và biểu quyết chỉ tiêu thi đua năm học 2017-2018.
Xin trân trọng kính mời đồng chí!
- Ý kiến phát biểu của đại biểu
Về dự với hội nghị tôi xin trân trọng giới thiệu với toàn thể hội nghị đồng chí:………………………….. lên phát biểu ý kiến.
Xin trân trọng kính mời đồng chí!
- Thông qua nghị quyết Hội nghị
Tiếp theo chương trình tôi xin trân trọng giới thiệu đồng chí Hoàng Thị Nhật thay mặt đoàn thư ký lên Thông qua nghị quyết Hội nghị.
Xin trân trọng kính mời đồng chí!
Nếu hội nghị nhất trí với nghị quyết Hội nghị vừa được thông qua thì xin cho ý kiến biểu quyết bằng dơ tay. 100% nhất trí. Như vậy từ hôm nay chúng ta sẽ thực hiện theo đúng nghị quyết.
- Bế mạc
Sau những giờ làm việc khẩn trương và nghiêm túc, chúng ta đã nghe các báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của năm học trước, đã thấy được những mặt mạnh và tồn tại cần phải khắc phục. Đồng thời đi đến thống nhất đề ra phương hướng mục tiêu, nhiệm vụ năm học 2016-2017.
Để đạt được những thành tích chúng ta cùng nhau thi đua xây dựng, đẩy mạnh mọi hoạt động, xây dựng phong trào thu đua hai tốt xuyên suốt năm học, xây dựng mối đoàn kết nhất trí cao. Hoàn thành công tác giáo dục mà Đảng và nhà nước giao phó. Thay mặt Đoàn chủ tịch Hội nghị tôi xin tuyên bố bế mạc hội nghị.
Chúc các đồng chí đại biểu mạnh khỏe, hạnh phúc. Chúc các đồng chí cán bộ công nhân viên chức sức khỏe, đoàn kết, thu đua và dành nhiều thắng lợi trong năm học mới.
Xin trân trọng kính mời các vị đại biểu cùng toàn thể hội nghị ở lại ăn bữa cơm thân mật đầu năm học cùng với nhà trường tại văn phòng nhà trường.
LIÊN HỆ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO TRONG NƯỚC VÀ QUỐC TẾ CHUYÊN NGHIỆP UY TÍN:
T: 024.66888684 | 024.36285414 F: 84.24.36285415 M: 0989.313339
Quang Binh & Miền Trung: 0232.3868666 | 0232.3836333 M: 090 3295 730
