Hình thành chủ đề cho sự kiện

Theo thông thường, chủ đề của sự kiện được tổ chức sẽ được phía khách hàng đưa ra yêu cầu, chủ đề phổ biến là buổi lế giới thiệu sản phẩm mới ra, xúc tiến thúc đẩy hoạt động bán hàng, quảng bá hình ảnh của sản phẩm và công ty…

Hiểu và đáp ứng được các yêu cầu từ phía khách hàng vô cùng quan trọng vì đây chính là mục đích chính của công việc mà bạn đang thực hiện. Sự kiện chỉ có thể được tổ chức một cách thành công nếu thỏa mãn cao nhất những gì mà khách hàng mong đợi.

Viết nội dung chương trình

Nội dung chương trình của một sự kiện cần đáp ứng đủ cả 3 yếu tố: đúng, đủ và độc.

– Đúng: thực hiện đúng với những yêu cầu từ phía khách hàng, đúng những mục tiêu mà sự kiện được tổ chức nhắm tới, đúng đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp thuê bạn tổ chức sự kiện mong muốn. Đối tượng khách hàng của khách hàng mà chúng ta nhắm đến phục vụ vẫn thường gọi vui là thượng đế của thượng đế.

– Đủ: đảm bảo đủ tất cả các phần của một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, từ mục tiêu của sự kiện, đối tượng khách hàng mà chúng ta hướng đến, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện cho đến phần nội dung của toàn bộ chương trình… Bất cứ mảng nào bị thiếu đi cũng sẽ dẫn đến một bản kế hoạch thiếu sót và gây mất điểm trong lòng khách hàng.

– Độc: yếu tố này vô cùng quan trọng để sự kiện mà bạn tổ chức có thể thu hút được lượng khách hàng và người đến tham dự là bao nhiêu! Đương nhiên, độc ở đây không nên hiểu theo nghĩa là tổ chức sự kiện đi theo một hướng kì quặc, khó hiểu, không ai thích, độc phải được thực hiện trong một khuôn khổ cho phép, được người khác chấp nhận được.

Hoạch định công việc

Hoạch định công việc có nghĩa là chúng ta sẽ phải lên danh sách tất cả những nhiệm vụ, công việc cần phải làm, thời gian, chi phí dự kiến và những người tham gia thực hiện và thông thường quản lý tổ chức sự kiện sẽ là người lên danh sách này.

Công việc này đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện phải có rất nhiều kinh nghiệm, bởi bên cạnh việc phân công đúng người đúng việc, phân bổ hợp lý thời gian và chi phí cho từng hạng mục cũng như đảm bảo cho mọi việc đều được diễn ra một cách suôn sẻ.

Thực hiện kế hoạch

Thực hiện kế hoạch là lúc tất cả các bộ phận đều chung tay góp sức bắt đầu nỗ lực thực hiện mọi công việc mà mình được phân công đảm nhận dưới sự dẫn dắt và kiểm soát của người quản lý các bộ phận.

Tổ chức và theo dõi sự kiện

Khâu tổ chức là giai đoạn vô cùng quan trọng, phải đảm bảo thực hiện đúng tiến độ của công việc được lên lịch trình trước đó và đúng tiến độ cũng như đảm bảo công việc chuẩn bị bao gồm cả chạy thử được hoàn thiện trước ít nhất 1 tiếng đồng hồ.

Khi sự kiện được bắt đầu, người quản lý thực hiện tổ chức sự kiện phải có sự nắm bắt tốt, hiểu rõ tất cả mọi công việc của các nhân viên do mình quản lý để có thể kịp thời giải quyết thật sự ổn thỏa các vấn đề có thể phát sinh.

Kết thúc sự kiện và thu dọn

Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phân nhanh chóng tiến hành thu dọn gọn gàng mọi đồ đạc, kiểm tra lại công cụ và phương tiện, thanh toán hết hợp đồng với nhà cung cấp, cũng như thực hiện bảo quản kho và dọn dẹp vệ sinh nơi sự kiện được tổ chức để giữ hình ảnh đẹp về văn hóa của doanh nghiệp mình.

Họp rút kinh nghiệm

Sau buối tổ chức sự kiện kết thúc, mỗi bộ phận trong các khâu sẽ viết thành báo cáo ghi chép lại những điểm chưa được, những thiếu sót của toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực hiện để tổ chức một cuộc họp với mục đích rút kinh nghiệm cho việc tổ chức các sự kiện tiếp theo sau này.