Để tổ chức một bữa tiệc Giáng Sinh hoàn hảo và quy mô, bạn cần phải có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Sau đây là những lưu ý giúp bạn tổ chức một bữa tiệc Giáng Sinh thành công ở khâu lên kế hoạch, dự trù kinh phí.

1. Đặt ngày

Giáng sinh là một khoảng thời gian bận rộn nhất trong năm cho nhiều người khi nói đến các sự kiện xã hội, vì vậy tình trạng thiếu chỗ khi đặt tiệc là rất dễ gặp phải. Điều đó có nghĩa, bạn phải đặt hay giữ chỗ càng sớm càng tốt và đặt sớm cũng giúp bạn có được giá cả phải chăng.

Hãy nhớ rằng, bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người vì vậy tốt nhất là theo quy tắc "đa số" khi lựa chọn ngày của bạn. Thông thường , thứ Năm và thứ Sáu là phổ biến nhất, vì vậy, những ngày khác trong tuần có xu hướng sẽ được ưu đãi hay khuyến mãi.

Một số công ty thậm chí còn tổ tiệc của họ trong tháng 1 để kết hợp chào mừng năm mới và quan trọng là họ sẽ được cung cấp giá tốt hơn.

Ở giai đoạn này, bạn cũng nên ra một email thông báo về bữa tiệc, thông tin chi tiết lúc này có thể không quan trọng. Cái chính là bạn cần thông tin về các yêu cầu khác biệt như: chế độ ăn uống đặc biệt hoặc dị ứng ... Đây là lưu ý quan trọng mà bạn sẽ cần phải xem xét khi lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc.

2. Tìm hiểu ngân sách

Bạn sẽ chi bao nhiêu cho buổi tiệc này, đó chính là ngân sách. Bạn cần phải nắm rõ ngân sách trong quá trình lên kế hoạch càng sớm càng tốt.

Ngân sách sẽ có một tác động rất lớn trong việc dự trù, xác định tất cả mọi thứ từ thức ăn, nước uống, âm nhạc, trò chơi và địa điểm.

Ngân sách phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty và mục tiêu cũng như mong đợi của ban lãnh đạo. Hãy nhớ rằng bữa tiệc Giáng Sinh như một lời tri ân, động viên dành cho tập thể nhân viên trong công ty, vì vậy đối tượng bạn phải làm hài lòng là nhân viên, tuy nhiên bạn cũng phải chuẩn bị kỹ kế hoạch, đặc biệt là khoản ngân sách để thuyết phục được ban lãnh đạo. Và chìa khóa ở đây chính là "Tối ưu hóa ngân sách"

Bạn cũng nên lưu ý thêm một điều là nên dành một ít trong ngân sách làm chi phí dự phòng. Những sự kiện dù quy mô nhỏ hay lớn cũng thường khó tránh khỏi chi phí phát sinh khi những bất ngờ và rủi ro xảy đến.

3. Các loại hình tiệc Giáng Sinh

Có rất nhiều kiểu/loại hình tiệc Giáng Sinh mà bạn có thể nghĩ đến khi lên kế hoạch tổ chức. Và nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: vị trí, ngân sách, số lượng khách tham dự, và đội hậu cần cũng như khánh tiết … Sự kiện được tổ chức ban ngày, buổi tối hoặc cả hai.

Hoặc bạn cũng có thể đặt tiệc, một event Giáng Sinh trọn gói, từng phần hay tự mình lên kế hoạch cho tất cả các khâu.

Nếu bạn tự lên tất cả các khâu từ trang trí, thực đơn, âm nhạc, trình diễn … thì bạn phải làm mọi thứ từ đầu và sắp xếp sao cho hợp lý. Sự dụng địa điểm tổ chức là nơi làm việc hay lựa chọn một điểm khác, tập hợp các nhà cung cấp khác nhau cho tất cả các bên liên quan như: hoạt động văn nghệ, âm nhạc, trình diễn, phục vụ ... Ví dụ như: bạn đặt nhà hàng tin cậy nấu các món ăn, thuê lực lượng phục vụ riêng.

Sử dụng những gì có sẵn, chẳng hạn như ăn tối trong một quán hay nhà hàng, điều này khá là phổ biến với các công ty nhỏ. Nếu làm ở quán bar, sau tiệc, nhân viên có không gian nhảy múa, phần nữa các quán bar hay nhà hàng cũng có décor riêng cho Giáng Sinh. Tuy nhiên nếu công ty bạn lớn và đông nhân viên thì không gian quán bar có thể không phải là địa điểm lý tưởng. Nếu ngân sách công ty cho phép, bạn có thể đưa ra ý tưởng thay thế, chẳng hạn như du lịch trên biển thành phố, hội thảo nấu ăn, làm cocktail ...

Một bữa tiệc Giáng Sinh trọn gói là bữa tiệc sẽ được tổ chức bởi bên mà bạn thuê địa điểm và nó sẽ được quản lý bởi điều phối viên bên nhà hàng. Thường thì họ sẽ trình bày theo một chủ đề, thực đơn và các trò chơi cũng được lên sẵn và nó sẽ được dùng để phục vụ cho các công ty khác nhau, hay cho khách hàng của họ mỗi đêm.

Tùy chọn này là lý tưởng cho các công ty lớn mà không có thời gian và ngân sách để tổ chức một sự kiện từ đầu.

4. Địa điểm

Chọn lựa và giữ địa điểm phù hợp với event càng sớm càng tốt. Những lưu ý quan trọng cơ bản để chọn địa điểm thích hợp là: phí thuê phải phù hợp với ngân sách, khách dễ dàng tìm thấy, có bãi đậu xe, có bản chỉ đường trên Internet. Yêu cầu bên cung cấp báo giá dự trên mỗi yêu cầu và chọn lựa dịch vụ của bạn.

Thảo luận với bên cho thuê địa điểm nếu bạn muốn họ trang trí cho bạn về những gì bạn sẽ cần phải thuê, chẳng hạn như: đồ nội thất , thiết bị giải trí , nhân viên vào ban đêm,…

Hãy sẵn sàng để thử và thương lượng chi phí. Nếu bạn không yêu cầu, bạn sẽ không nhận được. Và nếu bạn bị từ chối giá ưu đãi vì Giáng Sinh là thời gian bận và chi phí tăng so với ngày thường. Nhưng nếu ưu đãi về giá thất bại thì bạn có thể thử đề nghị những thứ khác như một "extra" hay "add-ons". Và chắc rằng về khoản thương lượng và đàm phán giá này những chuyên viên tổ chức sự kiện có những bí quyết riêng và đó chính là lý do bạn cần họ.

Công ty tổ chức tiệc giáng sinh chuyên nghiệp tại Hà Nội và Hồ Chí Minh