1. Xác định số lượng khách tham gia

Bạn là đại diện phía công ty tổ chức sự kiện khi nhận được danh sách khách mời theo đơn đặt hàng từ phía khách hàng thì bạn nên dựa trên danh sách đó phối hợp chặt chẽ làm việc với phía khách hàng. Bước đầu tiên cơ bản cần làm là tiến hành việc gửi thư mời và gọi điện xác nhận sự có mặt của các vị khách mời. Trong một số sự kiện, khách hàng của bạn có thể đưa ra yêu cầu họ sẽ tự thực hiện việc mời khách. Đa số các sự kiện, bên tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận việc gửi thư mời và gọi điện xác nhận. Bạn sẽ lên được danh sách khách mời tham dự khá chính xác sau khi liên hệ với từng người khách mời. Trong toàn bộ quá trình chuẩn bị cho sự kiện diễn ra, bạn nên có sự liên lạc với khách hàng trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không của khách mời và đưa ra danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất.

2. Điều tiết tốt việc check in

Khi tổ chức sự kiện, bạn nên bố trí 2-4 chiếc bàn cùng những PG chịu trách nhiệm check in những vị khách tham dự. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm đến một số nhân vật quan trọng hay đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham gia sự kiện bằng cách sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in. Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của sự kiện được tổ chức mà bạn có thể đặt thêm nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời tại một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo…

3. Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Việc đảm bảo an toàn cho những vị khách mời tham dự sự kiện sẽ khá là đơn giản và dễ dàng đối với những sự kiện được tổ chức ở những khu vực chuyên tổ chức hội nghị hay phòng hội nghị. Tuy nhiên, là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn sẽ gặp phải những yêu cầu từ phía khách hàng như việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng hay buổi giới thiệu ra mắt sản phẩm mới tại không gian của một quán bar. Khuôn viên của các quán bar thường không được rộng, cách bố trí ánh sáng mờ ảo cũng như việc sắp xếp chỗ ngồi không giống như với việc tổ chức những sự kiện thông thường. Do vậy, bạn cần chuẩn bị phương án chuẩn bị thêm người bảo vệ đề phòng việc số lượng khách mời tham dự quá đông. Một điều cũng cần được lưu ý trong quá trình thiết kế không gian tổ chức sự kiện đó là tạo thêm một lối đi nhỏ giữa các khu vực để khách mời có thể dễ dàng tham gia các hoạt động và chương trình mà phía đơn vị tổ chức đưa ra. Bạn cũng cần đảm bảo rằng lối thoát hiểm hay khu vực cửa ra vào phải đủ rộng rãi và thông thoáng để khi xảy ra những tình huống bất ngờ sẽ có thể kịp thời giải quyết.

4. Trao quà Away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Đối với các chương trình gala, sự kiện hội nghị bình thường thì an ninh sau sự kiện là vấn đề không cần quá lo lắng. Nếu sự kiện có tổ chức phát quà Away gift thì đơn vị tổ chức cần lưu ý chuẩn bị số lượng quà nhiều hơn một nửa số lượng khách mời đến tham dự sự kiện. Một kinh nghiệm nhỏ để không bị mất quà tặng hay không kịp phát quà đến tay kháchlà bạn nên sắp xếp, bố trí các PG đứng thành hai hàng, một hàng sẽ có nhiệm vụ phát quà, còn hàng đứng phía sau lưng sẽ có nhiệm vụ chuyển quà lên phía trước và thực hiện việc trao tận tay đến khách mời.