1. Xác định và nghiên cứu đối tượng mục tiêu

Đối tượng mục tiêu khi truyền thông về sự kiện chính là những người sẽ có những phản ứng tích cực tốt nhất với thông điệp được đưa ra của bạn và họ chính là nhân tố quan trọng tạo sự thúc đẩy vô cùng giá trị thông qua việc truyền miệng các thông tin liên quan đến sự kiện.

2. Xác định mục tiêu chính

Khi tổ chức sự kiện, bạn có mục tiêu hay mong muốn gì với những người tham gia sự kiện? Bạn muốn họ có sự tích cực tham gia đóng góp hay mua sản phẩm của bạn? Khi đã xác định rõ được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu hỗ trợ cho việc quảng bá sự kiện tốt nhất.

3. Chuẩn bị một bộ dụng cụ phương tiện truyền thông

Để cho sự kiện được truyền thông hiệu quả hơn, bạn nên có đầy đủ thông tin về tổ chức, logo, thông cáo báo chí. Bên cạnh đó, nếu được, hãy photo các bài viết hay những bức ảnh nói về sự kiện chuẩn bị tổ chức của bạn, cũng như những lời chứng thực của nhân vật nổi tiếng được nhiều người biết đến đã từng tham dự trước đó, cùng một thẻ kinh doanh. Bạn cũng nên viết một bức thư ngắn gọn có ghi đầy đủ thông tin cá nhân để liên lạc, tạo thành một bộ presskit.

4. Phân bổ các phương tiện truyền thông cho đúng người

Bạn nên thu xếp hẹn gặp và làm việc với các đài phát thanh, truyền hình và các tờ báo ở địa phương khi tổ chức các sự kiện có quy mô địa phương đó. Bạn sẽ tìm ra những sự điều chỉnh thích hợp nhất cho việc truyền thông, quảng bá sự kiện khi dành thời gian để tập trung lắng nghe và tiếp thu những ý kiến về cách hình thức hoặc cách tổ thức của sự kiện từ những người đã trực tiếp tiếp nhận sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô lớn hơn thì tốt nhất nên lựa chọn những công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR.

5. Tạo một trang web

Bạn có thể tạo một trang web miễn phí hoặc bỏ ra một chi phí rất nhỏ và tìm một một thiết kế freelance hay một sinh viên đại học tạo ra cũng như duy trì chúng. Hãy tạo ra website có thiết kế cũng như sự điều hướng thật sự đơn giản để thuận tiện nếu có một người không phải là thành viên trong công ty của bạn muốn xem các trang web cũng như đưa ra những thông tin phản hồi.

6. Tận dụng mối quan hệ để truyền thông

Các mối quan hệ của bạn sẽ vô cùng hữu ích khi sử dụng để truyền thông đến các kênh như cửa hàng, quán cà phê, nhà hàng… Nếu có thể thuyết phục họ đội mũ hay mặc áo có in logo, khẩu hiệu về sự kiện của bạn hay những thông tin quan trọng thì còn gì tuyệt vời hơn. Đây cũng chính là một cách thức truyền thông hiệu quả để truyền tải thông điệp bạn gửi đi.

7. Sử dụng Internet, blog, mạng xã hội

Mạng Internet, blog hay những trang xã hội là những công cụ vô cùng nhanh chóng và tiết kiệm khi muốn lan truyền thông tin. Bạn hãy gửi e-mail thông báo đến những Newsletter và những người này sẽ chuyển tiếp thông tin đến người khác một cách dễ dàng và cụ thể những thông tin bạn muốn truyền tải đến người nhận tin. Việc kết nối thông qua nhóm thảo luận hay blog hoặc là thành viên của những trang mạng xã hội. Ở Việt Nam, những trang mạng xã hội khá nổi tiếng có thể kể đến như Facebook, Zingme, Google+,…

8. Viết một thông cáo báo chí lôi cuốn, đầy đủ thông tin

Một thông cáo báo chí lôi cuốn và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ thu hút được sự quan tâm từ phía người đọc, nhưng tránh để người đọc nghĩ rằng nó chỉ là một bài quảng cáo. Nội dung của một thông cáo báo chí phải bao gồm nội dung trả lời được 5 câu hỏi – 5W: What (ai), What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu) và Why (tại sao). Một việc cũng quan trọng không kém là để các thông tin liên lạc của bạn cũng như trang web.